Microsoft Excel - полезные советы

Microsoft Excel - полезные советы Microsoft Excel – это программа, которая нужна, в первую очередь, бухгалтерам и экономистом. Ведь в ней можно составлять таблицы (отчеты), производить вычисления любой сложности, составлять диаграммы. Причем, все это можно сделать без особого труда и невероятных познаний. Программа Microsoft Excel представляет из себя большую таблицу, в которую можно вносить данные, то есть печатать слова и цифры. Также, используя функции этой программы, можно производить с цифрами разные манипуляции (складывать, вычитать, умножать, делить и многое другое). Многие думают, что Microsoft Excel – это только таблицы. То есть они убеждены, что все таблицы на компьютере составляются только в этой программе. Это не совсем верно. Да, действительно, Microsoft Excel представляет из себя таблицу. Но эта программа нужна, в первую очередь, для вычислений. Если требуется не только расчертить таблицу со словами и цифрами, но еще и произвести с цифрами какие-либо действия (сложить, умножить, вычислить процент и т.д), то тогда Вам нужно воспользоваться программой Microsoft Excel. Если сравнивать программу Microsoft Excel с программой Microsoft Word, то Microsoft Excel, конечно, сложнее. И лучше начинать работать в этой программе после того, как освоите Word. Чтобы изучить Microsoft Excel досконально, потребуется немало времени. При работе с Microsoft Excel используйте сочетания клавиш вместо мыши. Используя сочетания клавиш можно открывать, закрывать документы и листы, перемещаться по документу, выполнять различные действия над ячейками, выполнять вычисления и т.д. Использование сочетаний клавиш облегчит и ускорит работу с программой. Сочетания клавиш быстрого вызова с использованием клавиши CTRL: CTRL+PgUp Переключение между вкладками листов слева направо. CTRL+PgDn Переключение между вкладками листов справа налево. CTRL+SHIFT+( Отобразить скрытые строки в выделенном фрагменте. CTRL+SHIFT+& Вставить внешние границы в выделенные ячейки. CTRL+SHIFT+_ Удалить внешние границы из выделенных ячеек. CTRL+SHIFT+~ Применить общий числовой формат. CTRL+SHIFT+$ Применить денежный формат с двумя десятичными знаками (отрицательные числа отображаются в круглых скобках). CTRL+SHIFT+% Применить процентный формат без дробной части. CTRL+SHIFT+^ Применить экспоненциальный числовой формат с двумя десятичными знаками. CTRL+SHIFT+# Применить формат дат с указанием дня, месяца и года. CTRL+SHIFT+@ Применить формат времени с отображением часов и минут и индексами AM или PM. CTRL+SHIFT+! Применить числовой формат с двумя десятичными знаками, разделителем групп разрядов и знаком минус (-) для отрицательных значений. CTRL+SHIFT+* Выделить текущую область вокруг активной ячейки (область данных, ограниченную пустыми строками и пустыми столбцами). CTRL+SHIFT+» Скопировать содержимое верхней ячейки в текущую ячейку или в строку формул. CTRL+SHIFT+знак плюс (+) Вывести на экран диалоговое окно Добавление ячеек для вставки пустых ячеек. CTRL+знак минус (-) Вывести на экран диалоговое окно Удаление ячеек для удаления выделенных ячеек. CTRL+; Вставить текущую дату. CTRL+` Переключиться между выводом в листе значений ячеек и формул. CTRL+’ Скопировать формулу верхней ячейки в текущую ячейку или в строку формул. CTRL+1 Отобразить диалоговое окно Формат ячеек. CTRL+2 Применить или удалить полужирное начертание. CTRL+3 Применить или удалить курсивное начертание. CTRL+4 Применить или удалить подчеркивание. CTRL+5 Зачеркнуть текст или удалить зачеркивание. CTRL+6 Переключение режимов скрытия и отображения объектов. CTRL+8 Отобразить или скрыть знаки структуры. CTRL+9 Скрыть выделенные строки. CTRL+0 Скрыть выделенные столбцы. CTRL+A Выделить лист целиком. Если лист содержит данные, сочетание клавиш CTRL+A выделяет текущую область. Повторное нажатие CTRL+A выделяет весь лист. CTRL+B Применить или удалить полужирное начертание. CTRL+C Копировать выделенные ячейки. CTRL+D Использует команду Заполнить вниз, чтобы копировать содержимое и форматировать верхнюю ячейку выбранной области на все нижние ячейки. CTRL+F Выводит на экран диалоговое окно Найти и заменить с выбранной вкладкой Найти. Сочетание клавиш SHIFT+F5 также выводит на экран эту вкладку, а SHIFT+F4 повторяет последнее действие на вкладке Найти. Сочетание клавиш CTRL+SHIFT+F выводит на экран диалоговое окно Формат ячеек с выбранной вкладкой Шрифт. CTRL+G Отображает диалоговое окно Переход. Клавиша F5 также выводит на экран это диалоговое окно. CTRL+H Выводит на экран диалоговое окно Найти и заменить с выбранной вкладкой Заменить. CTRL+I Применить или удалить курсивное начертание. CTRL+K Выводит на экран диалоговое окно Вставка гиперссылки для новых гиперссылок или Изменение гиперссылки для существующей выбранной гиперссылки. CTRL+L Отображает диалоговое окно Создание таблицы. CTRL+N Создает новую пустую книгу CTRL+O Выводит на экран диалоговое окно Открытие документа для открытия или поиска файла. Сочетание клавиш CTRL+SHIFT+O выделяет все ячейки, содержащие комментарии. CTRL+P Отображает вкладку Печать в представлении Microsoft Office Backstage, Представление Microsoft Office Backstage. Сочетание клавиш CTRL+SHIFT+P выводит на экран диалоговое окно Формат ячеек с выбранной вкладкой Шрифт. CTRL+R Использует команду Заполнить вправо, чтобы копировать содержимое и форматировать крайнюю левую ячейку выбранной области на все расположенные правее ячейки. CTRL+S Сохраняет рабочий файл с текущим именем файла в текущем расположении и в существующем формате. CTRL+T Отображает диалоговое окно Создать таблицу. CTRL+U Применить или удалить подчеркивание. Сочетание клавиш CTRL+SHIFT+U разворачивает и сворачивает строку формул. CTRL+V Вставляет содержимое буфера обмена в точку вставки и заменяет выделенный фрагмент. Функционирует только при наличии в буфере обмена объекта, текста или содержимого ячеек. При нажатии клавиш CTRL + ALT + V открывается диалоговое окно Специальная вставка. Оно доступно только после копирования или вырезания объекта, текста или содержимого ячейки на листе или в другой программе. CTRL+W Закрывает окно выбранной книги. CTRL+X Удаляет содержимое выделенных ячеек. CTRL+Y Повторяет последнюю команду или действие, если это возможно. CTRL+Z Использует команду Отменить для отмены последней команды или удаления последней введенной записи. F1 Отображение области задач Справка Microsoft Excel. Сочетание клавиш CTRL+F1 отображает или скрывает ленту. Сочетание клавиш ALT+F1 создает в текущей области диаграмму с данными. Сочетание клавиш ALT+SHIFT+F1 добавляет в книгу новый лист. F2 Открывает активную ячейку для редактирования и помещает курсор в конец содержимого ячейки. Также перемещает место вставки в строку формул, если режим редактирования в ячейке выключен. Сочетание клавиш SHIFT+F2 добавляет или изменяет комментарии к ячейке. Сочетание клавиш CTRL+F2 выводит область предварительного просмотра печати на вкладке Печать в представлении BackstageПредставление Backstage. F3 Выводит диалоговое окно Вставить имя. Доступно только при наличии в рабочей книге созданных имен. Сочетание клавиш SHIFT+F3 выводит на экран диалоговое окно Вставка функции. F4 Повторяет последнюю команду или действие, если это возможно. Когда в формуле выбрана ссылка на ячейку или диапазон, с помощью клавиши F4 можно переключаться межу всеми возможными абсолютными и относительными значениями. Сочетание клавиш CTRL+F4 закрывает окно выбранной книги. Сочетание клавиш ALT+F4 закрывает Microsoft Excel. F5 Отображает диалоговое окно Переход. Сочетание клавиш CTRL+F5 восстанавливает размер выбранного окна книги. F6 Переключает точку ввода между листом, лентой, областью задач и элементами управления масштабом. В разделенных листах (меню Вид, группа Окно, раздел Закрепить области, команда Разделить окно) при переключении между панелями и областью ленты с помощью клавиши F6 в переключении участвуют и разделенные области. Сочетание клавиш SHIFT+F6 переключает контроль между листом, элементами управления масштабом, областью задач и лентой. Если открыто более одной книги, сочетание клавиш CTRL+F6 переключает точку ввода в окно следующей книги. F7 Выводит на экран диалоговое окно Орфография для проверки орфографии в активном листе или выделенном диапазоне. Если окно книги не развернуто, сочетание клавиш CTRL+F7 выполняет команду Переместить. С помощью клавиш перемещения курсора передвиньте окно и нажмите клавишу ВВОД, а для отмены — клавишу ESC. F8 Переход в режим выделения и выход из него. Если режим включен, в строке состояния отображается надпись Расширить выделенный фрагмент, а клавиши со стрелками расширяют выделение. Сочетание клавиш SHIFT+F8 позволяет при помощи стрелок добавить к выделению несмежные ячейки или диапазон. Сочетание клавиш CTRL+F8 выполняет команду Размер (в меню Элемент управления окна книги), если окно не развернуто. Сочетание клавиш ALT+F8 выводит на экран диалоговое окно Макрос, позволяющее создавать, запускать, изменять и удалять макросы. F9 Вычисляет все листы всех открытых книг. Сочетание клавиш SHIFT+F9 вычисляет активный лист. Сочетание клавиш CTRL+ALT+F9 вычисляет все листы всех открытых книг, независимо от того, вносились ли в них изменения с момента последнего вычисления. Сочетание клавиш CTRL+ALT+SHIFT+F9 проверяет зависимые формулы, а затем заново вычисляет ячейки во всех открытых книгах, включая ячейки, не помеченные для вычисления. Сочетание клавиш CTRL+F9 сворачивает окно книги в значок. F10 Включает и выключает всплывающие подсказки (то же самое происходит при нажатии клавиши ALT). Сочетание клавиш SHIFT+F10 отображает контекстное меню для выбранного элемента. Сочетание клавиш ALT+SHIFT+F10 отображает меню или сообщения кнопки проверки ошибок. Сочетание клавиш CTRL+F10 разворачивает или восстанавливает исходный размер выбранного окна книги. F11 Создает диаграмму с данными из текущего диапазона на отдельном листе. Сочетание клавиш SHIFT+F11 вставляет в книгу новый лист. Сочетание клавиш ALT+F11 открывает редактор Microsoft Visual Basic для приложений, в котором можно создать макрос на языке VBA. F12 Отобразить диалоговое окно Сохранить как.